Ausschreibung einer Dienstleistungskonzession zur Bewirtschaftung des Standorts Theaterplatz zum 372. Weimarer Zwiebelmarkt im Zeitraum 10.-12.10.2025

Verfahrensart: Dienstleistungskonzession

Beschreibung der Veranstaltung:

Der Weimarer Zwiebelmarkt ist das größte und traditionsreichste Stadtfest im Herbst nicht nur in Thüringen, sondern im Osten Deutschlands überhaupt. Er vereint Markt, Sport und Kultur und wird von der Stadt ausgerichtet als ein Fest, das vor allem auf die Pflege der langjährig gewachsenen regionalen, kulturellen und sportlichen Traditionen zielt. Das Zwiebelmarkt-Einzugsgebiet in der Innenstadt umfasst Stände mit Angeboten aller Art in den Bereichen Gastronomie und Warenverkauf sowie ca. 6 Bühnenstandorte mit unterschiedlicher Programmausrichtung. Diese besondere Mischung aus Handel, Sport und Kultur verfügt über eine große Anziehungskraft für Besucherinnen und Besucher aller Altersgruppen aus Nah und Fern am zweiten Oktoberwochenende - nicht zuletzt aufgrund der traditionellen Zwiebelzöpfe und Floristikartikel der Zwiebelbauern aus Heldrungen, welche dem Zwiebelmarkt nicht nur ursprünglich seinen Namen gaben sondern nach wie vor seine wesentliche Basis sind.

Beschreibung der zu erbringenden Leistung:

Für den 372. Weimarer Zwiebelmarkt sucht die Stadt Weimar einen Betreiber für eine begrenzte Fläche innerhalb des Veranstaltungsortes Theaterplatz (vgl. Anlage). Die Grünflächen dürfen nicht bebaut oder zugestellt werden. Neben der gastronomischen Versorgung ist auch ein kulturelles Rahmenprogramm an allen drei Veranstaltungstagen anzubieten.

Zeitraum der Veranstaltung:                          10.10.2025 – 12.10.2025

Zeitraum inklusive Auf- und Abbau:              zwei Tage vor Veranstaltungsbeginn

                                                                       bis einen Tag nach Veranstaltungsende

Pflichtöffnungszeiten:                                    Fr 12:00 – 18:00 Uhr (max. 1:00 Uhr)

(Verkaufsstände)                                           Sa 08:00 – 18:00 Uhr (max. 1:00 Uhr)

                                                                       So 08:00 – 18:00 Uhr (max. 23:00 Uhr)

Standort:                                                        Theaterplatz (gemäß Anlage)

Größe der Fläche:                                         ca. 2.080 m² Nutzfläche (gemäß Anlage),

Die Terrassen der ortsansässigen Gastronomen  sowie die Grünflächen vor dem Haus der Weimarer Republik sind ausgenommen

Beschreibung der Fläche und Gestaltungsanforderung:

Der Theaterplatz bildet zusammen mit der Schillerstraße das traditionelle Zentrum des Zwiebelmarktes. Ziel ist es, den Besuchern des Zwiebelmarktes auf dem Theaterplatz einen Ort zum Verweilen und zur Kommunikation anzubieten. Ein einheitliches Gesamtbild mit offenen, kleineren Ständen sollte daher angestrebt werden, welche nach Möglichkeit zwiebelmarkttypisch (herbstlich, floristisch) zu gestalten bzw. zu dekorieren sind. Dabei ist innerhalb der vorgegebenen Fläche eine einladende Besucheratmosphäre mit Ständen, Tischen und Bänken so zu gestalten, dass der durch die Stadt Weimar traditionell auf dieser Fläche vergebene Imbissstand des Stadtfeuerwehrverbandes Weimar e.V. (Angebot Erbsensuppe, Größe ca. 4x4m, vgl. Einzeichnungen in der Anlage) integriert wird und der gesamte Platz für das Publikum einsehbar bleibt. Zudem verpflichtet sich der Konzessionär, die Bestandshändler der Stadt Weimar auf der neu hinzugekommenen Fläche auf dem Theaterplatz vertraglich zu binden, bzw. diesen einen Standplatz bevorzugt anzubieten. Die Terrassenflächen der ortsansässigen Gastronomie – Pomodoro, Venezia und Bäckerei Helbing bleiben von der Konzession ausgenommen.

Die Veranstaltung soll dem Open-Air-Charakter des Weimarer Zwiebelmarktes entsprechen und eine möglichst hohe Aufenthaltsqualität schaffen. Das Angebot ausreichender Sitzmöglichkeiten und Stehtische ist ausdrücklich erwünscht Zugänge zu den umliegenden Gebäuden und Einrichtungen sind dauerhaft freizuhalten.

Eintrittsgelder für den Bereich Theaterplatz dürfen nicht erhoben werden.

Die technische Ausstattung obliegt dem Konzessionär in Absprache mit den verantwortlichen Ämtern der Stadt Weimar, der Feuerwehr sowie des Deutschen Nationaltheaters Weimar.

Der Konzessionär hat ein eigenes Sicherheitskonzept sowie alle weiteren erforderlichen Angaben zur Erarbeitung eines Gesamtsicherheitskonzeptes bis zum 31.05.2025 der Stadtverwaltung Weimar, Amt für Wirtschaft und Märkte, zuzuarbeiten.

Veranstaltungszelte und Verankerungen im Boden sind nicht erlaubt.

Für die Betreibung der Fläche gelten die Öffnungszeiten, Auf- und Abbauzeiten und die Marktprivilegien des Zwiebelmarktes auf Grundlage der Zwiebelmarktordnung.

Für die Einholung der behördlichen Genehmigungen ist der Konzessionär verantwortlich.

Der Konzessionär muss über die gesamte Vertragslaufzeit einen qualifizierten Ansprechpartner gem. § 38 Abs. 2 der Versammlungsstättenverordnung vor Ort benennen und bereitstellen.

Der Betreiber muss eine Haftpflichtversicherung für den Zeitraum der Veranstaltung (Höhe von mindestens 8 Millionen Euro für Personen- und Sachschäden pro Schadenfall) abschließen und den Nachweis vor Vertragsabschluss mit der Stadt vorlegen.

Der Konzessionär verpflichtet sich für eine gesicherte Strom- und Wasserversorgung und Absicherung für den tatsächlich anfallenden Bedarf zu sorgen.

Das wirtschaftliche Risiko bei der Durchführung der Veranstaltung auf dem Theaterplatz trägt der Konzessionär allein.

Größe, Anzahl und Art der Stände:          

• 2 Bierstände / -Ausschankwagen mit jeweils max. 40 m² Standfläche
• 3 sonstige Getränke- / Ausschankstände mit jeweils max. 40 m² Standfläche
• 12 kleinere, offene Speise-/ Imbissstände mit jeweils max. 30 m² Standfläche
• Sonstige kleinere Verkaufsstände sind nach Absprache möglich
• Ausreichend Tische und Bänke zum Verweilen
• ortsansässige/regionale Anbieter und bisher gebundene Partner sind vorrangig zu berücksichtigen

Speisenangebot:                 

ausgewogenes Verhältnis kalter und warmer regionaler und internationaler Speisen

unter Berücksichtigung vegetarischer Angebote.                                                                         

Angebote Getränke:           

Bier (regional), Wein, Sekt, Bowle, Cocktails, Mixgetränke, Spirituosen, alkoholfreie Kalt- und Warmgetränke

Hinweise:

Bei der Ausgabe (Verkauf) von Speisen und Getränken ist geeignetes Mehrweggeschirr oder Einweggeschirr aus essbaren Material bzw. nachwachsenden Rohstoffen (kompostierbares Material) zu verwenden.

Bei der Verwendung von Mehrweggeschirr wird auf die Vorgaben der Ordnungsbehördlichen Verordnung über das Verbot des Mitführens und des Verkaufs von Glasgetränkebehältnissen im Zwiebelmarktgebiet verwiesen, deren Bestimmungen einzuhalten sind.

Zudem sind die lebensmittelrechtlichen Bestimmungen zur hygienischen Reinigung des Geschirrs gemäß den aktuellen Vorgaben des Veranstalters und Standards zu beachten. Hierzu ist eine Abstimmung mit dem Gesundheitsamt und dem Lebensmittelüberwachungsamt erforderlich.

Die Stadt Weimar fördert und unterstützt die Teilhabe von Menschen mit Behinderungen am öffentlichen Leben. Voraussetzung ist daher ein barrierefreier Zugang zu den Verkaufs- und Aufenthaltseinrichtungen, um den uneingeschränkten Besuch des Zwiebelmarktes von Menschen mit Behinderungen zu ermöglichen.

Kulturelles Rahmenprogramm:

Darbietungsfläche:

• Podest bzw. kleine Bühne, offen oder überdacht, max. 8 x 5 m, nicht platzdominierend, (inkl. Wassertanks) sowie Backstage hinter der Bühne (max. 4x6m) und einen FOH-Platz (max. 3 x3 m)
• Werbeflächen, max. 15 m², außerhalb des Bühnenbereichs
• stimmungsvolles Lichtkonzept für den Platz in den Abendstunden.

Charakter der möglichen Darbietungen:      

• Handgemachte Musik mit einem dem Charakter des Zwiebelmarktes angemessenen Programms. Dabei ist der Schallemissionspegel auf parallel stattfindende Veranstaltungen im Deutschen Nationaltheater abzustimmen und soll Gespräche an den Tischen auf dem Platz ermöglichen.
• Berücksichtigung ortsansässiger/regionaler Künstler
• zeitlich und inhaltlich ist das Kulturprogramm unmittelbar nach Zuschlagserteilung mit dem Amt für Wirtschaft und Märkte abzustimmen.                                             

Spielzeiten:                            

• obliegen dem Veranstalter, mindestens jedoch 20 Stunden reine Spielzeit, längstens bis:
  Freitag: 10.2025, 24:00 Uhr

Samstag: 11.10.2025, 24:00 Uhr

Sonntag:  12.10.2025, 22:00 Uhr                                        

Die Online-Darstellung der  Programmdaten ist bis zum 30.08.2025   in Eigenregie auf weimar.de vorzunehmen. Einen Zugang und eine Einweisung für die Onlinepflege auf weimar.de erhalten Sie bei der Weimar GmbH. Weiterhin sind die Daten zur Gestaltung eines Programmzettels bis zum 30.08.2025 der Stadt Weimar zu übermitteln.

Vertragsdauer:

Der Leistungszeitraum umfasst den Zeitraum der Veranstaltung sowie für Auf- und Abbau jeweils zwei Tage vor und einen Tag nach der Veranstaltung.

Die Dienstleistungskonzession kann jeweils für den Zwiebelmarkt des Folgejahres verlängert werden, wenn beide Vertragspartner dies schriftlich vereinbaren, längstens jedoch bis einschließlich 2027.

Geforderte Nachweise – Eignungsnachweise:

Der Bewerber muss nachweislich für die ausgeschriebenen Leistungen qualifiziert sein. Eine regionale Ansässigkeit des Bewerbers ist wünschenswert.

Zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sind folgende Unterlagen mit dem Angebot vorzulegen (Eignungskriterien):

• Eigenerklärung des Bewerbers zu § 150 a der Gewerbeordnung
• Führungszeugnis zur Vorlage bei einer deutschen Behörde – Belegart 0
• Auszug aus dem Handelsregister, nicht älter als 6 Monate
• Nachweis über die Veranstalterhaftpflichtversicherung
• Referenzen über die Durchführung von Veranstaltungen vergleichbarer Art und Größe
• Nachweis über die finanzielle Leistungsfähigkeit (Jahresabschluss des letzten Geschäftsjahres)
• Aktuelle Bescheinigung in Steuersachen vom zuständigen Finanzamt

Einzureichende Unterlagen – Qualitätskriterien

• Angebot einer verbindlichen, gewinnunabhängigen Konzessionsabgabe, ausgewiesen in Euro, netto.
• Maßstäbliche Lageskizze mit geplanter Belegung des Platzes (Stände, Bühne, Sitzgelegenheiten, etc.)
• Veranstaltungskonzept mit Aussagen zum gastronomischen Angebot, geplantem Bühnenprogramm, optischer Gestaltung der Ausstattung, technischem Equipment
• Aussagen zum Organisations- und Ablaufkonzept einschl. Händlermanagement und Umsetzung des Gesamtsicherheitskonzepts

Die Angebotsbewertung erfolgt nach folgenden Kriterien:

-     die inhaltliche Qualität des Konzepts - Gestaltung und Auswahl der Stände und Angebote sowie des Kulturprogramms - 50 %

• Angaben zum Organisations- und Ablaufmanagement - 25 %
• Höhe der Konzessionsabgabe - 25 %

Gemäß § 6 Abs. 8 der Zwiebelmarktordnung   können nur Bewerber berücksichtigt werden, gegen die die Stadt Weimar zum Stichtag des Bewerbungsschlusses keine offenen und fälligen Forderungen hat. Weitere Regelungen gemäß Zwiebelmarktordnung sind ebenfalls ausschlaggebend.

 

Angebotsabgabe und Bewerbungsfrist:

Die Konzessionsabgabe beträgt mindestens 22.000,00 Euro (zzgl. MwSt.), diese gilt pro Jahr und ist am 15.08. des Jahres fällig.

Mit der Konzessionsabgabe sind die Standgebühren, die Gebühren für die Reinigung des Platzes an allen Veranstaltungstagen und die GEMA-Gebühr abgegolten. Weitere Aufwendungen sind durch den Konzessionär zu erbringen, u. a. Bereitstellung von Strom und Wasser, Bühnenbau, Sanitäranlagen, Veranstaltungstechnik, Versicherung, Bühnenprogramm, Toiletten. Die Kosten für die Sicherheitsdienste werden hälftig von der Stadt Weimar  getragen. Die Rechnungslegung erfolgt separat sowie die vorhergehenden Absprachen zum Bedarf, angelehnt an das Sicherheitskonzept.

Alle notwendigen Informationen erhalten Sie außerdem online unter:

stadt.weimar.de > Wirtschaft > Aktuelles > Ausschreibunge

Angebote können mit allen in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen, Unterlagen und Konzepten schriftlich in einem verschlossenen Umschlag bis spätestens 31.03.2025 eingereicht werden an:

Unvollständige oder verspätet eingegangene Angebote bleiben unberücksichtigt.

Mitteilung über Konzessionserteilung

Die Mitteilung an den ausgewählten Bewerber über die Erteilung der Konzession

erfolgt spätestens am 30.04.2025.

Die Vergaberegelungen nach VgV, VOL/A und VOB/A finden auf dieses Verfahren keine Anwendung. Kosten, die dem Bewerber durch die Beteiligung an diesem Verfahren entstehen, werden durch die Stadt nicht erstattet.

Sollte kein wirtschaftlich und qualitativ geeignetes Angebot abgegeben werden, behält sich die Stadt Weimar vor, die Ausschreibung aufzuheben.

Bei Eintritt höherer Gewalt ist die Stadt Weimar zur außerordentlichen fristlosen Kündigung des Vertrages bzw. zur Aufhebung der Ausschreibung berechtigt. Ferner können nach Vertragsabschluss einzelne Ausschreibungsinhalte anderweitig festgelegt werden, sofern es aus Gründen der öffentlichen Sicherheit, Ordnung und Gesundheit erforderlich ist.

Der Konzessionär kann in diesen Fällen keine Schadenersatzansprüche oder ähnliche Ansprüche geltend machen. Eventuell gezahlte Entgelte für die Nutzung des Standplatzes werden zurückerstattet. Gegebenenfalls erfolgt ein Abzug für bereits erfolgte Nutzung.

Weitere Informationen stehen Ihnen unter www.weimar.de/zwiebelmarkt zur Verfügung. Rückfragen richten Sie bitte an das Amt für Wirtschaft und Märkte per E-Mail an maerkte@stadtweimar.de.

Peter Kleine
Oberbürgermeister der Stadt Weimar

Anlage
Konzessionsfläche (Theaterplatz)