Ausschreibung einer Dienstleistungskonzession zur Bewirtschaftung des Standorts Goetheplatz zum 372. Weimarer Zwiebelmarkt im Zeitraum 10.-12.10.2025

Verfahrensart: Dienstleistungskonzession

Beschreibung der Veranstaltung

Der Weimarer Zwiebelmarkt ist das größte und traditionsreichste Stadtfest im Herbst nicht nur in Thüringen, sondern im Osten Deutschlands überhaupt. Er vereint Markt, Sport und Kultur und wird von der Stadt ausgerichtet als ein Fest, das vor allem auf die Pflege der langjährig gewachsenen regionalen, kulturellen und sportlichen Traditionen zielt. Das Zwiebelmarkt-Einzugsgebiet in der Innenstadt umfasst Stände mit Angeboten aller Art in den Bereichen Gastronomie und Warenverkauf sowie ca. 6 Bühnenstandorte mit unterschiedlicher Programmausrichtung. Diese besondere Mischung aus Handel, Sport und Kultur verfügt über eine große Anziehungskraft für Besucherinnen und Besucher aller Altersgruppen aus Nah und Fern am zweiten Oktoberwochenende - nicht zuletzt aufgrund der traditionellen Zwiebelzöpfe und Floristikartikel der Zwiebelbauern aus Heldrungen, welche dem Zwiebelmarkt nicht nur ursprünglich seinen Namen gaben sondern nach wie vor seine wesentliche Basis sind.

Beschreibung der zu erbringenden Leistung

Für den 372. Weimarer Zwiebelmarkt sucht die Stadt Weimar einen Betreiber für eine begrenzte Fläche innerhalb des Veranstaltungsortes Goetheplatz (vgl. Anlage). Neben der gastronomischen Versorgung ist auch ein kulturelles Rahmenprogramm an allen drei Veranstaltungstagen anzubieten.

Zeitraum der Veranstaltung:                          10.10.2025 – 12.10.2025

Zeitraum inklusive Auf- und Abbau:              zwei Tage vor Veranstaltungsbeginn

                                                                       bis einen Tag nach Veranstaltungsende

Pflichtöffnungszeiten:                                    Fr 12:00 – 18:00 Uhr (max. 1:00 Uhr)

(Verkaufsstände)                                           Sa 08:00 – 18:00 Uhr (max. 1:00 Uhr)

                                                                       So 08:00 – 18:00 Uhr

Standort:                                                        Goetheplatz (gemäß Anlage)

Größe der Fläche:                                         ca. 1.483 m² (gemäß Anlage)

 

Beschreibung der Fläche und Gestaltungsanforderung:

Der Goetheplatz schließt sich an das traditionelle Zentrum des Zwiebelmarktes an und bildet den Übergang zum Rollplatz als Aufstellort für das traditionelle Riesenrad. Am Goetheplatz befindet sich mit dem Jugend- und Kulturzentrum „mon ami“ auch der Anlaufpunkt für den bei Kindern und Familien beliebten „Kinderzwiebelmarkt“, bei dem tagsüber Attraktionen und Mitmachprogramme für Kinder angeboten werden.

Zudem befindet sich am Platz der Start- und Zielbereich des traditionellen Weimarer Stadtlaufes, welcher seither am Samstagnachmittag durchgeführt wird. Als Ausrichter des Stadtlaufes in Kooperation mit der Stadt Weimar, wird dem Hochschulsportverein Weimar e.V. ein gesetzter Bierstand in unmittelbarer Nähe der Konzessionsfläche gestattet. Ebenso sollte bei Bedarf eine Bühnennutzung am Samstag in der Zeit von ca. 9:00 bis 15:00 Uhr gewährleistet werden, um den Stadtlauf zu präsentieren und die Siegerehrung durchführen zu können.

Ein einheitliches Gesamtbild mit offenen, kleineren Ständen sollte angestrebt werden, welche nach Möglichkeit zwiebelmarkttypisch (herbstlich, floristisch) zu dekorieren sind. Das Stellen von Tischen und Bänken ist ausdrücklich erwünscht, um tagsüber eine einladende Besucheratmosphäre zu gestalten und Aufenthaltsmöglichkeiten für Besucherinnen und Besucher zu schaffen. Zugänge zu den umliegenden Gebäuden und Einrichtungen sind dauerhaft freizuhalten.

Die Veranstaltung soll dem Open-Air-Charakter des Weimarer Zwiebelmarktes entsprechen und eine möglichst hohe Aufenthaltsqualität auf dem Platz schaffen.

Eintrittsgelder für den Bereich Goetheplatz dürfen nicht erhoben werden.

Die technische Ausstattung obliegt dem Konzessionär in Absprache mit den verantwortlichen Ämtern der Stadt Weimar.

Der Konzessionär hat ein eigenes Sicherheitskonzept sowie alle weiteren erforderlichen Angaben zur Erarbeitung eines Gesamtsicherheitskonzeptes bis zum 31.05.2025 der Stadtverwaltung Weimar, Amt für Wirtschaft und Märkte, zuzuarbeiten.

Veranstaltungszelte und Verankerungen im Boden sind nicht erlaubt.

Für die Betreibung der Fläche gelten die Öffnungszeiten, Auf- und Abbauzeiten und die Marktprivilegien des Zwiebelmarktes auf Grundlage der Zwiebelmarktordnung.

Für die Einholung der behördlichen Genehmigungen ist der Konzessionär verantwortlich.

Der Konzessionär muss über die gesamte Vertragslaufzeit einen qualifizierten Ansprechpartner gem. § 38 Abs. 2 der Versammlungsstättenverordnung vor Ort benennen und bereitstellen.

Der Betreiber muss eine Haftpflichtversicherung für den Zeitraum der Veranstaltung (Höhe von mindestens 8 Millionen Euro für Personen- und Sachschäden pro Schadenfall) abschließen und den Nachweis bei Vertragsabschluss mit der Stadt vorlegen.

Das wirtschaftliche Risiko bei der Durchführung der Veranstaltung auf dem Goetheplatz trägt der Konzessionär allein.

Größe, Anzahl und Art der Stände:          

• 2 Bierstände / -Ausschankwagen mit jeweils max. 40 m² Standfläche
• 3 sonstige Getränke- / Ausschankstände mit jeweils max. 40 m² Standfläche
• 3 kleinere, offene Speise-/ Imbissstände mit jeweils max. 30 m² Standfläche
• Sonstige kleinere Verkaufsstände sind nach Absprache möglich
• Ausreichend Tische und Bänke zum Verweilen
• ortsansässige/regionale Anbieter sind vorrangig zu berücksichtigen

Speisenangebot:                 

ausgewogenes Verhältnis kalter und warmer regionaler und internationaler Speisen

unter Berücksichtigung vegetarischer Angebote.

Angebote Getränke:           

Bier (regional), Wein, Sekt, Bowle, Cocktails, Mixgetränke, Spirituosen, alkoholfreie Kalt- und Heißgetränke

Hinweise:

Bei der Ausgabe (Verkauf) von Speisen und Getränken ist geeignetes Mehrweggeschirr oder Einweggeschirr aus essbaren Material bzw. nachwachsenden Rohstoffen (kompostierbares Material) zu verwenden.

Bei der Verwendung von Mehrweggeschirr wird auf die Vorgaben der Ordnungsbehördlichen Verordnung über das Verbot des Mitführens und des Verkaufs von Glasgetränkebehältnissen im Zwiebelmarktgebiet verwiesen, deren Bestimmungen einzuhalten sind.

Zudem sind die lebensmittelrechtlichen Bestimmungen zur hygienischen Reinigung des Geschirrs gemäß den aktuellen rechtlichen Vorgaben und Standards zu beachten. Hierzu ist eine Abstimmung mit dem Gesundheitsamt und dem Lebensmittelüberwachungsamt erforderlich.

Die Stadt Weimar fördert und unterstützt die Teilhabe von Menschen mit Behinderungen am öffentlichen Leben. Voraussetzung ist daher ein barrierefreier Zugang zu den Verkaufs- und Aufenthaltseinrichtungen, um den uneingeschränkten Besuch des Zwiebelmarktes von Menschen mit Behinderungen zu ermöglichen.

Kulturelles Rahmenprogramm:

Darbietungsfläche:

• Bühne, offen oder überdacht, max. 8 x 10 m, nicht platzdominierend (inkl. Wassertanks) sowie Backstage hinter der Bühne (6x6m) und einen FOH-Platz (4x3 m)
• Werbeflächen, max. 15 m², außerhalb des Bühnenbereichs,
• stimmungsvolles Lichtkonzept für den Platz in den Abendstunden.

Charakter der möglichen Darbietungen:

• dem Charakter des Zwiebelmarktes angemessenen Programm. Der Schallemissionspegel auf die parallel stattfindenden Veranstaltungen auf dem benachbarten Kinderzwiebelmarkt abzustimmen (10:00 – 18:00 Uhr).
• Musikprogramm für Jugendliche bzw. junge Erwachsene („Mainstream“) vorrangig in den Abendstunden
• Berücksichtigung ortsansässiger/regionaler Künstler wünschenswert
• Zeitlich und inhaltlich ist das Kulturprogramm unmittelbar nach Zuschlagserteilung mit dem Amt für Wirtschaft und Märkte abzustimmen.                                                  

Spielzeiten:                            

• obliegen dem Veranstalter, mindestens jedoch 15 Stunden reine Spielzeit, längstens bis:

Freitag:    10.10.2025,24:00 Uhr

Samstag: 11.10.2025,24:00 Uhr

Sonntag:  12.10.2025,18:00 Uhr                                       

Die Online-Darstellung der Programmdaten ist bis zum 30.08.2025   in Eigenregie auf weimar.de vorzunehmen. Einen Zugang und eine Einweisung für die Onlinepflege auf weimar.de erhalten Sie bei der Weimar GmbH. Weiterhin sind die Daten zur Gestaltung eines Programmzettels bis zum 30.08.2025 der Stadt Weimar zu übermitteln.

Vertragsdauer:

Der Leistungszeitraum umfasst den Zeitraum der Veranstaltung sowie für Auf- und Abbau zwei Tage vor und einen Tag nach der Veranstaltung.

Die Dienstleistungskonzession kann jeweils für den Zwiebelmarkt des Folgejahres verlängert werden, wenn beide Vertragspartner dies schriftlich vereinbaren, längstens jedoch bis einschließlich 2027.

Geforderte Nachweise – Eignungsnachweise:

Der Bewerber muss nachweislich für die ausgeschriebenen Leistungen qualifiziert sein und einschlägige sowie mehrjährige Erfahrungen im Medien- und Eventbereich mitbringen. Eine regionale Ansässigkeit des Bewerbers ist wünschenswert.

Zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sind folgende Unterlagen mit dem Angebot vorzulegen (Eignungskriterien):

• Eigenerklärung des Bewerbers zu § 150 a der Gewerbeordnung
• Führungszeugnis zur Vorlage bei einer deutschen Behörde – Belegart 0
• Auszug aus dem Handelsregister, nicht älter als 6 Monate
• Nachweis über die Veranstalterhaftpflichtversicherung
• Referenzen über die Durchführung von Veranstaltungen vergleichbarer Art und Größe
• Nachweis über die finanzielle Leistungsfähigkeit (Jahresabschluss des letzten Geschäftsjahres)
• Aktuelle Bescheinigung in Steuersachen vom zuständigen Finanzamt

Einzureichende Unterlagen – Qualitätskriterien

• Angebot einer verbindlichen, gewinnunabhängigen Konzessionsabgabe, ausgewiesen in Euro, netto.
• Maßstäbliche Lageskizze mit geplanter Belegung des Platzes (Stände, Bühne, Sitzgelegenheiten, etc.)
• Veranstaltungskonzept mit Aussagen zum gastronomischen Angebot, geplantem Bühnenprogramm, optischer Gestaltung der Ausstattung, technischem Equipment
• Aussagen zum Organisations- und Ablaufkonzept einschl. Händlermanagement und Umsetzung des Gesamtsicherheitskonzepts

Die Angebotsbewertung erfolgt nach folgenden Kriterien:

-     die inhaltliche Qualität des Konzepts - Gestaltung und Auswahl der Stände und Angebote sowie des Kulturprogramms - 50 %

• Angaben zum Organisations- und Ablaufmanagement - 25 %
• Höhe der Konzessionsabgabe - 25 %

Gemäß § 6 Abs. 8 der Zwiebelmarktordnung können nur Bewerber berücksichtigt werden, gegen die die Stadt Weimar zum Stichtag des Bewerbungsschlusses keine offenen und fälligen Forderungen hat. Weitere Regelungen gemäß Zwiebelmarktordnung sind ebenfalls ausschlaggebend.

 

Angebotsabgabe und Bewerbungsfrist:

Die Konzessionsabgabe beträgt mindestens 12.000,00 € (zzgl. MwSt.), diese gilt pro Jahr und ist am 15.08. des Jahres fällig.

Mit der Konzessionsabgabe sind die Standgebühren, die Gebühren für die Reinigung des Platzes an allen Veranstaltungstagen und die GEMA-Gebühr abgegolten.

Die Kosten für Security wird hälftig, jeweils vom Konzessionär und der Stadt Weimar getragen. Die Rechnungslegung erfolgt separat sowie die vorhergehenden Absprachen zum Bedarf, angelehnt an das Sicherheitskonzept.

Weitere Aufwendungen sind durch den Konzessionär zu erbringen, u. a. Bereitstellung von Strom und Wasser, Bühnenbau, Sicherheit, Sanitäranlagen, Veranstaltungstechnik, Versicherung, Bühnenprogramm, Toiletten.

Angebote können mit allen in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen, Unterlagen und Konzepten schriftlich in einem verschlossenen Umschlag eingereicht werden an:

bis spätestens 31.03.2025.

Mitteilung über Konzessionserteilung

Die Mitteilung an den ausgewählten Bewerber über die Erteilung der Konzession

erfolgt spätestens am 30.04.2025.

Die Vergaberegelungen nach VgV, VOL/A und VOB/A finden auf dieses Verfahren keine Anwendung. Kosten, die dem Bewerber durch die Beteiligung an diesem Verfahren entstehen, werden durch die Stadt nicht erstattet.

Sollte kein wirtschaftlich und qualitativ geeignetes Angebot abgegeben werden, behält sich die Stadt Weimar vor, die Ausschreibung aufzuheben.

Bei Eintritt höherer Gewalt ist die Stadt Weimar zur außerordentlichen fristlosen Kündigung des Vertrages bzw. zur Aufhebung der Ausschreibung berechtigt. Ferner können nach Vertragsabschluss einzelne Ausschreibungsinhalte anderweitig festgelegt werden, sofern es aus Gründen der öffentlichen Sicherheit und Ordnung sowie Gesundheit erforderlich ist.

Der Konzessionär kann in diesen Fällen keine Schadenersatzansprüche oder ähnliche Ansprüche geltend machen. Eventuell gezahlte Entgelte für die Nutzung des Standplatzes werden zurückerstattet. Gegebenenfalls erfolgt ein Abzug für bereits erfolgte Nutzung.

Weitere Informationen stehen Ihnen unter www.weimar.de/zwiebelmarkt zur Verfügung. Rückfragen richten Sie bitte an das Amt für Wirtschaft und Märkte per E-Mail an maerkte@stadtweimar.de.

Peter Kleine

Oberbürgermeister der Stadt Weimar

Anlage

Konzessionsfläche (Goetheplatz)