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Digitale Verwaltung: Interkommunales Förderprojekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Die Landkreise Altenburger Land, Gotha, Saale-Orla-Kreis, Weimarer Land sowie die kreisfreie Stadt Weimar werden offizielle Mitglieder des Zweckverbandes Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen, kurz KISA.

Foto: Stadt Weimar/Partner bei der Digitalisierung der Verwaltungen (von links): Peter Kleine (Weimar), Matthias Bergmann (Altenburger Land), Jürgen Hauck (Saale-Orla-Kreis) und Tino Wagner (Weimarer Land). Sie treten als erste Thüringer Kommunen, ebenso wie der Landkreis Gotha, dem sächsischem Verband KISA bei.

Die Beschlüsse durch die kommunalen Gremien erfolgten für den Landkreis Saale-Orla-Kreis am 25.02.2019, den Landkreis Weimarer Land am 21.03.2019, den Landkreis Altenburger Land am 03.04.2019, die Stadt Weimar am 11.04.2019 und den Landkreis Gotha am 22.05.2019. Bereits am 04.06.2019 hatte die Verbandsversammlung des Zweckverbandes KISA dem erstmaligen Beitritt von Kommunen aus Thüringen zugestimmt. KISA ist ein leistungsfähiger IT-Dienstleister für die kommunale Ebene mit über 266 Mitgliedern und jahrzehntelanger Expertise. Aufgrund fehlender eigener Strukturen in Thüringen blieb den Kommunen nur der Weg über die Landesgrenze hinweg.

Aufgrund der Größe des Zweckverbandes kann dieser bei Ausschreibungen bessere Konditionen gegenüber Soft- und Hardwareherstellern erzielen als einzelne Kommunen. Dieser Vorteil wird an die Mitglieder weitergereicht. Diese können die gewünschten Leistungen dann vereinfacht und ohne die aufwendigen Ausschreibungsverfahren in Form einer Inhouse-Vergabe beziehen. Die KISA erledigt für die Verbandsmitglieder zentral das Ausschreibungsverfahren. Der Zweckverband verfügt zudem über ein umfangreiches Portfolio an kommunalen Fachverfahren und setzt den DigitalPakt mit der digitalen Ausstattung in den Schulen für die Verbandsmitglieder um. Zudem berät und betreut die KISA die Kommunen hinsichtlich Datenschutz sowie IT-Sicherheit und begleitet deren Digitalisierungsprojekte. Die Landkreise Altenburger Land, Gotha, Saale-Orla-Kreis, Weimarer Land sowie die kreisfreie Stadt Weimar können durch ihren Beitritt diese Leistungen beziehen und die Vorteile genießen. Der Landkreis Saale-Holzland-Kreis hat mit seinem Beschluss am 29.05.2019 ebenfalls seinen Beitrittswunsch zur KISA bekundet. Es muss lediglich auf die nächste Verbandsversammlung gewartet werden. In Gera wird über den Beschluss zum Beitritt aktuell noch beraten.

Um gemeinsam die Digitalisierung voranzutreiben und die Herausforderungen zu stemmen, bündelten die Kommunen ihre Ressourcen und gründeten bereits im II. Quartal 2018 eine interkommunale Arbeitsgruppe unter wissenschaftlicher Begleitung der Dualen Hochschule Gera-Eisenach (DHGE). Die Projektleitung übernahm hierbei der Landkreis Altenburger Land. Im Rahmen dieser Arbeitsgruppe wurde eine Projektskizze entwickelt, die der Beschaffung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) eine zentrale und überdurchschnittlich hohe Bedeutung zuweist und welche zugleich die Synergien aufzeigt, die durch eine einheitliche DMS-Anwendung in den Thüringer Behörden entstehen können. Somit liegt das Hauptaugenmerk der Arbeitsgruppe auf einer wirtschaftlichen Einführung eines einheitlichen DMS in der jeweiligen Verwaltung; die elektronische Aktenführung, die Einrichtung von Workflows innerhalb der Verwaltung sowie die digitale Postbearbeitung und elektronische Archivierung können zeitnah realisiert werden. Außerdem kann der elektronische Datenaustausch, der ab 2025 verpflichtend wird, zum einen untereinander und zum anderen mit dem Land Thüringen erfolgen.

Das Projekt zur Einführung des DMS stellt einen wesentlichen Baustein für die Digitalisierung dar und im Rahmen dieses Projektes können zudem gemeinsam Fördermittel akquiriert werden. Über die Thüringer E-Government-Richtlinie werden in einem ersten Schritt die Landkreise Altenburger Land, Saale-Orla-Kreis, Weimarer Land sowie die kreisfreie Stadt Weimar einen gemeinsamen Fördermittelantrag einreichen. Das DMS-Projekt umfasst dabei für alle vier Gebietskörperschaften eine Investition (inklusive Wartungskosten) von 7,5 Millionen Euro bis zum Jahr 2022. Hierfür werden Fördermittel in Höhe von 3,5 Millionen beantragt.